ทริปศึกษาดูงานต่างจากทริปเที่ยวตรงที่ต้องมีเหตุผลรองรับ ทั้งกับผู้บริหารที่อนุมัติงบและกับผู้ร่วมเดินทางที่ต้องได้อะไรกลับมา การเตรียมจึงเริ่มก่อนและละเอียดกว่า
เริ่มเตรียมล่วงหน้าเท่าไหร่
สำหรับกลุ่ม 15–30 คน ควรเริ่มอย่างน้อย 2–3 เดือน ก่อนเดินทาง ถ้ากลุ่มใหญ่กว่านั้น หรือเดินทางช่วงไฮซีซัน ควรเผื่อ 4–6 เดือน เหตุผลคือที่นั่งเครื่องบินหมู่คณะและห้องพักจำนวนมากต้องบล็อกไว้ล่วงหน้า และบางที่ดูงานต้องทำหนังสือขอเข้าเยี่ยมชมซึ่งใช้เวลาพิจารณา
ตั้งงบต่อหัวยังไงให้ไม่บานปลาย
สิ่งที่ควรระบุให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าอยู่ในงบหรือไม่
- ตั๋วเครื่องบินไป-กลับ และภาษีสนามบิน
- ที่พัก กี่คืน พักห้องละกี่คน
- อาหารกี่มื้อ และมื้อไหนที่ให้อิสระ
- รถรับส่งตลอดรายการ
- ค่าเข้าชมสถานที่และค่าประสานงานดูงาน
- หัวหน้าทัวร์และไกด์ท้องถิ่น
- ประกันการเดินทาง
- ค่าวีซ่า (ถ้าปลายทางต้องใช้)
- ค่าทิปไกด์และคนขับ
สองรายการสุดท้ายคือที่ที่มักทำให้ตัวเลขจริงสูงกว่าที่เสนอไว้ตอนแรก ควรถามให้ชัดก่อนเปรียบเทียบราคาระหว่างเจ้า
เอกสารที่ต้องเตรียม
- รายชื่อผู้เดินทาง สะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
- สำเนาหนังสือเดินทาง ที่มีอายุเหลือเพียงพอ โดยทั่วไปไม่น้อยกว่า 6 เดือน
- หนังสือรับรองจากองค์กร ซึ่งหลายปลายทางใช้ประกอบการยื่นวีซ่าหมู่คณะ
- หนังสือขอเข้าดูงาน ถึงหน่วยงานปลายทาง ควรระบุวัตถุประสงค์และจำนวนคนให้ชัด
ถ้าปลายทางต้องใช้วีซ่า ให้เผื่อเวลายื่นและนัดคิวด้วย ดูรายละเอียดได้ที่ บริการยื่นวีซ่า ของเรา
จัดสมดุลระหว่างดูงานกับท่องเที่ยว
รูปแบบที่ใช้ได้ผลและตอบผู้บริหารได้คือ ดูงานช่วงเช้า ท่องเที่ยวช่วงบ่าย หรือกำหนดวันดูงานไว้ชัด 1–2 วันจากทริป 4–5 วัน
ข้อควรระวังคือการอัดกำหนดการแน่นเกินไป กลุ่มใหญ่เคลื่อนตัวช้ากว่ากลุ่มเล็กเสมอ ทั้งการขึ้นลงรถ เข้าห้องน้ำ และถ่ายรูปหมู่ ควรเผื่อเวลาในแต่ละจุดมากกว่าที่คำนวณไว้
เรื่องที่คนจัดมักลืม
- อาหารเฉพาะ — มังสวิรัติ ฮาลาล หรือแพ้อาหาร ต้องแจ้งล่วงหน้าเพื่อให้ร้านเตรียมได้
- ผู้ร่วมเดินทางสูงอายุ — ควรแจ้งเพื่อเลี่ยงรายการที่ต้องเดินมากหรือขึ้นบันไดสูง
- ยาประจำตัวและประกัน — ควรเก็บข้อมูลติดต่อฉุกเฉินของทุกคนไว้กับผู้ประสานงาน
- ป้ายและของที่ระลึกองค์กร — ถ้าต้องใช้ในพิธีมอบ ควรเตรียมจากไทย
- ใบเสร็จและเอกสารเบิกจ่าย — แจ้งบริษัททัวร์ตั้งแต่ต้นว่าต้องออกในนามองค์กรแบบไหน
บอกอะไรกับบริษัททัวร์บ้าง
ยิ่งให้ข้อมูลครบ ใบเสนอราคายิ่งตรงกับที่ใช้จริง สิ่งที่ควรบอกคือ ชื่อองค์กร ประเทศปลายทางที่สนใจ จำนวนผู้เดินทาง ช่วงวันที่สะดวก ว่าเป็นทริปเที่ยวหรือศึกษาดูงาน และชื่อกับเบอร์ผู้ประสานงาน
กรอกข้อมูลเหล่านี้ได้ที่หน้า จัดกรุ๊ปส่วนตัว แล้วเราจะทำใบเสนอราคากลับไปให้ หรือถ้ายังไม่แน่ใจเรื่องปลายทาง ดูราคาช่วงโปรของหลายประเทศได้ที่ โปรไฟไหม้
สอบถามและจองกับ MD Holidays
มีจำนวนคนและช่วงวันคร่าว ๆ แล้ว ส่งมาได้เลย เราทำใบเสนอราคาให้เทียบก่อนตัดสินใจ ทัก LINE @mdholidays หรือโทร 063-396-6363 — บริษัทนำเที่ยวจดทะเบียนถูกต้อง ใบอนุญาตเลขที่ 11/11485